Datenschutzerklärung

Vereins-Copilot · Landkreis Lindau (Bodensee)

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1. Verantwortlicher

Richard Eberhardt
Synaptiq
Riggersweilerweg 2
88131 Lindau (Bodensee)
Deutschland
E-Mail: info@synaptiq-ai.de

2. Das Wichtigste zuerst

Dieses Werkzeug rechnet auf unserem Server, nicht in Ihrem Browser. Bis August 2026 war es umgekehrt, und an dieser Stelle stand, Ihre Angaben verließen Ihr Gerät nicht. Das gilt nicht mehr: Fördercheck, Fest-Lotse und Datenschutz-Lotse prüfen dort, wo auch Ihre Angaben liegen. Ihr Browser zeigt an, was zurückkommt, und speichert dabei nichts von uns (Abschnitt 6).

Auf unserem Server liegt, solange Ihr Konto besteht:

An Anthropic geht davon nur Freitext — und nur der, den Sie selbst schreiben: die Beschreibung Ihres Vorhabens, Ihre Erzählung im Erstgespräch, Ihre Frage im Fragefeld und die Antworten, aus denen ein Antrags- oder Mailtext entsteht. Dazu jeweils der Name Ihres Vereins und die Eckdaten, die im Text vorkommen müssen (Abschnitte 7 bis 9).

Nie an Anthropic gehen: Ihr Briefkopf mit Anschrift und der Person, die unterschreibt; Ihre Angaben zum Fest und zu Ihrer Datenschutzpraxis; Ihre Haken und Notizen; Ihre Sprachaufnahmen. Und eine Bankverbindung erheben wir nirgends — es gibt kein Feld dafür (Abschnitt 10).

3. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen) für die Bereitstellung des Dienstes sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) für Sicherheit und technischen Betrieb.

4. Hosting

Diese Anwendung wird bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, betrieben. Der Server steht in einem EU-Rechenzentrum (Helsinki, Finnland). Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

5. Server-Log-Dateien

Beim Aufruf dieser Website werden automatisch technische Informationen erfasst (IP-Adresse, Zeitpunkt der Anfrage, aufgerufene Seite, Browsertyp). Dies dient der technischen Stabilität und Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Protokolle werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt, nicht ausgewertet, um Nutzer zu erkennen, und nicht dauerhaft archiviert.

Zusätzlich merkt sich die Anwendung im Arbeitsspeicher, wie oft von einer Adresse aus in den letzten Minuten ein Anmeldeversuch, eine Frage oder eine Rückmeldung kam. Nur so lassen sich Passwort-Durchprobieren und Dauerbeschuss bremsen. Diese Zähler stehen in keiner Datei und in keiner Datenbank; ein Neustart löscht sie. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Ihr Zugang, Ihr Konto – und was Ihr Browser speichert

Diese Website lädt keine Inhalte von Servern Dritter nach. Schriftarten, Stylesheets, Skripte und Grafiken werden ausschließlich von unserem eigenen Server ausgeliefert. Beim Aufruf der Seite wird Ihre IP-Adresse daher an keinen Dritten übermittelt. Es kommen keine Analyse-Werkzeuge, keine Tracking-Pixel und keine Werbenetzwerke zum Einsatz.

Dieses Werkzeug ist nur mit Zugang nutzbar. Ihren Verein legen wir an, Sie bekommen einen einmaligen Einrichtungslink und setzen Ihr Passwort selbst. Wir sehen es nie: Gespeichert wird nur ein Prüfwert, aus dem sich das Passwort nicht zurückrechnen lässt. Frei erreichbar bleiben allein diese Datenschutzerklärung, das Impressum und die Anmeldeseite.

Dafür setzen wir ein Cookie. Es heißt vc_sitzung, enthält nur die Kennung Ihres Zugangs und eine Signatur, und läuft nach zwölf Stunden ab. Ohne dieses Cookie könnten wir Sie nach dem Anmelden nicht wiedererkennen – es ist also für den von Ihnen gewünschten Dienst technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und braucht keine Einwilligung. Es dient nicht der Reichweitenmessung und erkennt Sie nicht über Websites hinweg. Beim Abmelden löschen wir es.

Ein zweites Cookie (vc_support, 30 Minuten) entsteht nur, wenn wir auf Ihre Bitte hin in Ihre Angaben sehen – dazu Abschnitt 12.

Sonst legt Ihr Browser nichts von uns ab. Kein localStorage, kein sessionStorage, keine weiteren Cookies. Bis August 2026 stand hier eine Liste von vier Ablagen samt Abschaltknopf; die gehörten zu den alten, im Browser rechnenden Seiten. Die gibt es nicht mehr, und mit ihnen sind die Ablagen entfallen – diese Anwendung liefert überhaupt kein eigenes Skript mehr an Ihren Browser aus. Alles, was Sie eintragen, geht als gewöhnliches Formular an unseren Server und liegt dort (Abschnitt 7).

Für Sie heißt das zweierlei. Sie müssen nichts mehr auf Ihrem Gerät abschalten oder aufräumen – es liegt dort nichts. Und Sie sind nicht mehr an ein Gerät gebunden: Was Sie am Vereinsrechner eintragen, steht am Abend zu Hause genauso da. Löschen können wir Ihre Angaben deshalb auch selbst, und das tun wir auf Zuruf (Abschnitt 13).

Rechtsgrundlage. Für das Speichern von Informationen auf Ihrem Endgerät gilt § 25 TDDDG. Wir speichern dort nur noch das Sitzungscookie und, wenn Sie uns um Hilfe bitten, das Support-Cookie. Beide fallen unter die Ausnahme in § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG: Ohne sie könnten wir Sie nach dem Anmelden nicht wiedererkennen, und die Anmeldung ist der von Ihnen ausdrücklich gewünschte Dienst. Sie dienen allein diesem Zweck, nicht der Reichweitenmessung und nicht der Wiedererkennung über Websites hinweg. Eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG holen wir dafür nicht ein. Die frühere Streitfrage – ob ein voreingestellt eingeschalteter „Merken"-Schalter ein ausdrücklicher Wunsch ist – stellt sich nicht mehr, weil es den Schalter und das Merken auf Ihrem Gerät nicht mehr gibt.

7. Ihr Vereinskonto

In Ihrem Konto steht das Vereinsprofil: die Angaben, die der Fördercheck für seine Prüfung braucht und der Antrags-Assistent für Ihren Briefkopf. Sie pflegen es selbst unter „Vereinsprofil“, jedes Feld einzeln, mit dem Datum der letzten Änderung.

Es sind drei Gruppen:

Eine Bankverbindung erheben wir nirgends. Es gibt kein Feld dafür – weder im Profil noch sonst irgendwo. Wo ein Formular des Fördergebers danach fragt, bleibt die Zeile leer und Sie tragen sie selbst ein. Das ist keine Zusage, sondern eine Tür, die es nicht gibt: Der Server nimmt nur Felder aus einer festen Liste an, und eine Bankverbindung steht nicht darauf.

Ihre Vorhaben. Sie beschreiben Ihr Vorhaben in eigenen Worten – einmal beim Anlegen („Was habt ihr vor?“) und, wenn Sie eine Förderprüfung starten, für die Prüfung selbst. Wir speichern den Text der Förderprüfung zusammen mit den Angaben, die daraus entstehen – Titel, Gegenstand, Art, Bereich, Kosten, Dauer, Teilnehmerzahl – und dem Datum Ihrer Bestätigung. Nennen Sie einzelne Kostenposten oder Geldquellen („Busfahrt 4.800 €“, „Zuschuss der Gemeinde“), speichern wir sie einzeln und mit Ihren eigenen Bezeichnungen; dasselbe gilt für Teile des Vorhabens, die schon begonnen haben. Der Text bleibt, weil er der Beleg dafür ist, woher eine Angabe stammt: Sie sollen später sehen können, was Sie geschrieben haben und was wir daraus gemacht haben. Legen Sie ein Vorhaben ohne Förderprüfung an – etwa nur für die Pflichten eines Festes –, speichern wir von Ihrer Beschreibung nur den Titel, den Sie bestätigt haben.

Der Beschreibungstext geht an die KI, an beiden Stellen. Er wird an Anthropic übermittelt, damit daraus ein Vorschlag wird (Abschnitt 8). Beim Anlegen geht er an zwei Modelle: das eine schlägt vor, welche Bereiche zu Ihrem Vorhaben gehören, das andere liest heraus, worum es geht und welche Zahlen darin stehen – Gegenstand, Art, Bereich, Kosten, Dauer, Teilnehmerzahl, dazu Ihre einzelnen Kostenposten und Geldquellen und was davon schon begonnen hat. Das zweite Modell wird dafür zweimal gefragt, weil beides zusammen in einer Frage nicht mehr zuverlässig beantwortet wird. Das ersetzt die Fragen, die wir Ihnen sonst später stellen müssten. Bei der Prüfung selbst geht er noch einmal an das zweite Modell, falls Sie dort einen neuen Text schreiben. Schreiben Sie deshalb keine Namen, Adressen oder Gesundheitsangaben hinein – dafür braucht es sie nicht, und in einen KI-Prompt gehören sie nicht. Das gilt auch für die Bezeichnung eines Kostenpostens: „Honorar für die Dirigentin“ genügt, ein Name gehört nicht hinein. Was die KI vorschlägt, ist ein Vorschlag: Angelegt wird, was Sie ankreuzen, und in die Förderprüfung geht nur, was Sie anschließend Feld für Feld bestätigt haben.

Beide Modelle laufen, bevor Sie ankreuzen. Wir wissen zu diesem Zeitpunkt noch nicht, ob aus Ihrem Text ein Förderprojekt wird – Sie entscheiden das im nächsten Schritt. Kreuzen Sie „Förderung“ nicht an, verwerfen wir, was das zweite Modell gelesen hat, und speichern nichts davon. Übermittelt war der Text dann trotzdem.

Das Erstgespräch. Statt das Profil Feld für Feld auszufüllen, können Sie uns in eigenen Worten von Ihrem Verein erzählen. Auch dieser Text geht an Anthropic, damit daraus Feldvorschläge werden – und auch hier gilt: keine Namen, Anschriften oder Gesundheitsangaben. Wir speichern den Text und danach jede Frage, die wir Ihnen gestellt haben, mit Ihrer Antwort. Das ist nötig, damit das Gespräch dort weitergeht, wo Sie aufgehört haben, und damit wir nicht zweimal dasselbe fragen. Antworten Sie mit „weiß ich nicht“, halten wir genau das fest: Das Feld bleibt unbekannt, die Frage kommt nicht wieder.

Was wir im Betreiberbereich über Ihr Konto sehen. Damit wir Sie betreuen können, zeigt uns eine Übersicht je Verein, wie weit Sie gekommen sind: wann Sie sich zum ersten und zum letzten Mal angemeldet haben, ob und seit wann es ein Profil, ein Vorhaben, einen Antrag und einen eingereichten Antrag gibt, jeweils mit ihrer Anzahl, und wann Sie zuletzt etwas gespeichert haben. Es sind Tage und Zahlen – was in Ihrem Profil, Ihren Vorhaben und Anträgen steht, zeigt diese Übersicht nicht. Haben Sie drei Tage nach der Anmeldung weder ein Vorhaben noch einen Antrag angelegt, erinnert sie uns daran, bei Ihnen nachzufragen; wann wir das getan haben, vermerken wir an Ihrem Konto. Welche Seiten Sie aufrufen, werten wir dafür nicht aus (Abschnitt 5).

Wie lange. Ihre Angaben bleiben, solange Ihr Konto besteht. Wir löschen es samt allen Angaben, sobald Sie uns das sagen – und spätestens, wenn Sie die Nutzung beenden. Das gilt auch für Ihre Vorhaben und deren Beschreibungstexte sowie für den Verlauf des Erstgesprächs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung unserer Leistung Ihnen gegenüber).

7a. Antrags-Assistent

Der Antrags-Assistent erstellt einen Textentwurf für einen Förderantrag. Wenn Sie einen Entwurf anfordern, übermitteln Sie an unseren Server:

Wann ein KI-Entwurf verbraucht wird. Den Antragstext schreiben zu lassen, kostet keinen. Ein Antrag verbraucht einen KI-Entwurf aus Ihrem Kontingent erst, wenn Sie seine vollständigen Unterlagen zum ersten Mal erzeugen; jedes spätere Erzeugen ist kostenlos. Die Mail an Ihre Gemeinde und die Anfrage um eine Sachleistung verbrauchen dagegen schon beim Schreiben je einen KI-Entwurf – bei ihnen ist der Text selbst das Ergebnis.

Zur Kontingentabrechnung speichern wir je verbrauchtem KI-Entwurf Ihren Verein, Programm, Fördertatbestand, Zeitpunkt und wofür er verbraucht wurde (etwa für Antragsunterlagen, eine Mail an Ihre Gemeinde oder eine Anfrage); bei den Antragsunterlagen außerdem, zu welchem Antrag sie gehören, bei einem geschriebenen Text dessen Umfang.

Auch das kostenlose Schreiben zählen wir mit. Je Lauf halten wir Ihren Verein, den Antrag, den Zeitpunkt und den Umfang dessen fest, was das Modell gelesen und geschrieben hat. Das brauchen wir, um das Schreiben auf fünf Läufe je Antrag und Tag zu begrenzen, um die Zahl aller KI-Aufrufe eines Tages zu deckeln und um zu sehen, was es uns kostet. Den Text selbst enthält dieses Protokoll nicht; er steht bei Ihrem Antrag. Das Protokoll fällt mit Ihrem Konto (Abschnitt 13).

Der Antrag bleibt bei Ihrem Vorhaben gespeichert. Damit Sie ihn wiederfinden und über mehrere Sitzungen daran arbeiten können, hält unser Server Ihre Antworten aus dem Gespräch, den erzeugten Text, die fertigen Dateien und den Stand fest, den Sie eintragen (vorbereitet, eingereicht, bewilligt, abgelehnt). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sie können jeden Antrag jederzeit selbst löschen; die Aufbewahrungsfrist steht in Abschnitt 13.

Geprüfte Förderergebnisse. Wenn Sie für einen konkreten Fördertopf einen Antrag oder eine Mail an Ihre Gemeinde vorbereiten, hält unser Server das geprüfte Ergebnis fest: Ihre Vereins- und Vorhabensangaben, das Prüfergebnis, die zugrunde liegenden Regeln und den Datenstand. Das ist nötig, damit ein Antrag nachvollziehbar auf einer geprüften Grundlage entsteht und nicht auf einer Angabe, die zwischendurch verändert wurde. Wir löschen diese Daten automatisch nach 90 Tagen.

Vor dem Schreiben sehen wir Ihre Angaben durch. Seit August 2026 läuft ein zweiter, kleinerer KI-Aufruf, bevor der Text entsteht: Er bekommt dieselben Angaben wie der Entwurf und sagt uns, welche unserer Fragen Sie noch beantworten müssen, damit ein vollständiger Antrag herauskommt. Er schreibt keinen Fragetext – er wählt aus der Liste unserer eigenen Fragen aus. So bekommen Sie die fehlenden Angaben als Eingabefelder, bevor ein Antrag mit Lücken entsteht. Nur für Lücken, zu denen wir gar keine Frage haben, schreibt er einen Satz – dazu die beiden Absätze weiter unten.

Von den Fragen, die Sie daraufhin sehen, speichern wir nur, WELCHE offen ist – ihre interne Kennung und den Zeitpunkt, sonst nichts. Der Fragetext stammt aus unseren eigenen Fragebögen und stand dort schon vorher; eine zweite, vom Modell formulierte Fassung derselben Frage entsteht nicht.

Manchmal fehlt eine Angabe, nach der wir gar nicht fragen. Dann hat unser Fragebogen für dieses Programm eine Lücke – etwa weil der Fördergeber eine Bestätigung verlangt, die wir noch nicht kennen. Das Modell schreibt dazu einen kurzen Satz, und den speichern wir: Es ist unsere Arbeitsliste für die Frage, die wir ergänzen müssen. Gearbeitet wird damit über das Programm, nicht über Ihren Verein.

Dieser Satz kann Angaben aus Ihrem Antrag enthalten, deshalb behandeln wir ihn wie Ihre übrigen Daten: Wir löschen ihn nach 90 Tagen automatisch, und mit Ihrem Konto verschwindet er sofort (Abschnitt 13). Sie sehen denselben Satz auf der Entwurfsseite unter Das solltet ihr vor dem Absenden klären – dort ist er kein Pflichtfeld, sondern ein Hinweis, was Sie beim Fördergeber nachfragen sollten. Er hält Ihren Antrag nicht auf.

Kein Personenname geht an die KI. Anschrift des Vereins, Name und Funktion der unterschreibenden Person und deren Kontaktdaten stehen zwar in Ihrem Konto, werden aber nicht an Anthropic übermittelt. Sie werden erst danach unter das fertige Schreiben gesetzt, beim Zusammenbau des Briefes auf unserem Server. Dasselbe gilt für den Namen und die E-Mail einer Maßnahmenleitung, nach der die Zuschüsse des Kreisjugendrings fragen (Abschnitt 10): Diese Felder sind als personenbezogen gekennzeichnet, und der KI-Auftrag überspringt sie. In das Formular des Fördergebers schreiben wir sie unverändert – dafür braucht es kein Sprachmodell. Eine Personenangabe hat in einem KI-Prompt nichts zu suchen, und für den Text ist sie ohne Nutzen. Übermittelt werden der Name Ihres Vereins, Sparte, Mitgliederzahlen und die Gemeinnützigkeit – ohne sie könnte kein Antragstext entstehen, der von Ihrem Verein handelt.

Die Mail an Ihre Gemeinde entsteht auf demselben Weg. Wo nur die Kommune beantragen darf, formulieren wir auf Knopfdruck ein Anschreiben ans Rathaus; dafür gehen dieselben Angaben an Anthropic wie beim Antragstext. Verschickt wird nichts von uns – Sie kopieren den Text und schicken ihn selbst.

Ausgefüllte Formulare entstehen auf unserem Server. Für einige Programme können wir das amtliche Formular ausgefüllt bereitstellen – als PDF-, Word- oder Excel-Datei. Sie entsteht bei uns aus den Angaben, die ohnehin schon dort liegen, und wird zusammen mit Ihrem Antrag gespeichert, damit Sie sie wieder herunterladen können. An Anthropic geht dabei nichts – das Ausfüllen ist reine Rechenarbeit ohne KI. Bis August 2026 entstanden diese Dateien im Browser; wir haben das geändert, weil ein Fehler beim Ausfüllen dort für niemanden sichtbar war.

Bei Programmen mit eigenem Portal entstehen Ausfüllhilfen statt eines Briefes. Manche Geber nehmen Anträge nur über ihre eigene Internetseite entgegen; dort können wir nichts für Sie eintragen. Für diese Programme legen wir zwei PDF-Dateien an: ein Ausfüllblatt mit allen Angaben in der Reihenfolge des Formulars und ein Blatt mit den Textbausteinen zum Hineinkopieren, außerdem eine bearbeitbare Word-Fassung. Für externe Originalvordrucke stellen wir dieselben Ausfüllhilfen bereit. Aus Ihren Kosten- und Finanzierungsangaben erzeugen wir zusätzlich einen Kosten- und Finanzierungsplan als PDF. Diese Dateien entstehen auf demselben Weg und aus denselben Angaben wie der Antragstext und werden zusammen mit Ihrem Antrag gespeichert. Ein adressiertes Anschreiben erzeugen wir für diese Programme nicht mehr – es sah aus wie ein fertiger Antrag, war aber keiner.

Was noch fehlt, steht auf einem eigenen Blatt. Konnten wir Stellen des Antrags nicht ausfüllen, weil uns Angaben fehlen, legen wir dazu eine weitere PDF-Datei an – Was noch fehlt. Sie enthält dieselben Angaben wie Ihr Antrag, geordnet als Liste zum Abhaken, und wird ebenfalls bei uns gespeichert. Bis August 2026 war das die letzte Seite des Antrags selbst; wir haben es getrennt, weil ein Blatt in derselben Datei beim Ausdrucken mit im Umschlag landet.

Das Anschreiben bekommen Sie auch zum Bearbeiten als Word-Datei. Sie enthält denselben Text wie das PDF und entsteht aus denselben Angaben; wir speichern sie zusammen mit Ihrem Antrag. Der Unterschied ist, was Sie damit tun können: In diese Datei können Sie selbst hineinschreiben – einen Satz umformulieren oder eine Angabe ergänzen, die wir bewusst nicht erheben. Was Sie dort eintragen, bleibt auf Ihrem Rechner: Die bearbeitete Datei kommt nicht zu uns zurück.

Ihre Kontoverbindung erfassen wir nicht. Einige amtliche Formulare verlangen IBAN und Bankinstitut. Diese Felder lassen wir leer – Sie tragen sie selbst ein. Damit steht Ihre Kontoverbindung in keiner Datei bei uns. Dafür gibt es je nach Programm drei Wege: Bei amtlichen Vordrucken sind die Bankfelder im PDF nicht gesperrt, Sie können sie am Bildschirm ausfüllen. Bei unserem eigenen Anschreiben nehmen Sie die Word-Datei. Und auf dem Ausfüllblatt für Portal-Programme steht an dieser Stelle eine Linie zum Selbsteintragen.

7b. Fest-Lotse und Datenschutz-Lotse

Ein Fest und der Datenschutz Ihres Vereins sind Vorhaben wie jedes andere – mit einem Unterschied: Statt Fördertöpfen steht dort eine Liste von Pflichten. Welche davon Sie treffen, rechnen wir bei jedem Aufruf neu aus Ihren Angaben und unserem Pflichtenkatalog. Auf unserem Server liegen dazu drei Dinge:

Nichts davon geht an Anthropic. Die Pflichtenliste entsteht aus Regeln, die in unseren Dateien stehen, nicht aus einem Modell; die KI kommt hier nur ins Spiel, wenn Sie das Fragefeld benutzen (Abschnitt 8). Und wir formulieren an dieser Stelle nichts: Was Sie lesen, steht wörtlich in unserem geprüften Katalog, mit Fundstelle und Stand-Datum darunter.

Vorlagen – Fotoeinwilligung, Verarbeitungsverzeichnis und drei weitere – entstehen ebenfalls bei uns, aus Ihren Angaben und Ihrem Vereinsprofil, und ohne KI. Sie werden nicht gespeichert: Sie bekommen das Blatt angezeigt und drucken es aus. Was wir nicht wissen, steht als [LÜCKE: …] darin, statt erfunden zu werden.

Wie lange. Wie Ihr übriges Konto: Ihre Angaben, Haken und Notizen bleiben, solange Ihr Konto besteht, und werden mit ihm gelöscht (Abschnitt 13). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7c. Kontaktstrecke

Viele Förderstellen veröffentlichen ihre Bedingungen nicht. Die Kontaktstrecke zeigt Ihnen deshalb, wen Sie erreichen und was Sie fragen müssen, und schreibt auf Wunsch den Text dazu.

Wenn Sie einen Entwurf anfordern, übermitteln Sie an unseren Server den Fördertopf und einen Satz dazu, worum es Ihnen geht – und, freiwillig, einen Termin, der drängt. Diese Angaben gehen zusammen mit Größe, Sitz und Sparte Ihres Vereins an Anthropic (Abschnitt 9). Ihr Briefkopf geht nicht mit: Namen und Kontaktdaten setzen wir erst danach ein, auf unserem Server. Jeder geschriebene Text verbraucht einen KI-Entwurf aus Ihrem Kontingent; zur Abrechnung speichern wir Verein, Programm, Fördertatbestand, Zeitpunkt, Umfang des Textes und dass er für eine Kontaktanfrage verbraucht wurde.

Abgeschickt wird aus Ihrem Postfach, nicht von uns. Wir öffnen Ihr Mailprogramm mit dem fertigen Text; ob und was Sie senden, entscheiden Sie. Wir sehen die Nachricht danach nicht und bekommen auch keine Antwort darauf.

Was Sie erfahren haben, können Sie bei uns notieren – je Frage ein Feld. Diese Notiz gehört Ihnen: Sie sehen sie beim nächsten Aufruf wieder, können sie jederzeit ändern, und ein geleertes Feld löscht sie. Sie bleibt, solange Ihr Konto besteht (Abschnitt 13).

Wir lesen diese Notizen mit, und zwar zu einem genannten Zweck: Was eine Förderstelle Ihnen sagt, fehlt in unseren Daten meist allen anderen Vereinen auch. Lässt sich eine Auskunft an der Quelle belegen, tragen wir sie in unseren Bestand ein – ohne Ihren Namen und ohne Ihren Verein; für die Frage „stimmt diese Frist?“ ist beides gleichgültig. Von selbst geschieht das nicht: Eine Auskunft aus zweiter Hand wird erst geprüft und dann übernommen.

8. Das Fragefeld

An einem Fest- oder Datenschutz-Vorhaben steht ein Fragefeld („Brauchen wir für den Weinstand eine Gestattung?“). Ihre Frage wird zunächst in unserer eigenen, geprüften Antwortsammlung gesucht. Nur wenn dort nichts passt, geht der Fragetext (bis 500 Zeichen) an Anthropic (Abschnitt 9), damit die passende Antwort zugeordnet werden kann. Die Antwort selbst stammt immer wörtlich aus unserer Sammlung — auch dann, wenn die KI beim Finden geholfen hat; die Seite schreibt es dazu.

Mitgeschickt wird nur Ihre Frage. Nicht Ihr Vereinsprofil, nicht Ihre Angaben zum Fest, nicht Ihre Haken. Bei Steuer- und Rechtsfragen zum Einzelfall verweisen wir ohne jeden KI-Aufruf an die zuständige Fachstelle.

Die Funktion ist freiwillig; die Pflichtenliste daneben arbeitet ohne sie vollständig. Wir speichern Ihre Frage nicht. Für die Kostenkontrolle halten wir nur fest, dass eine Anfrage stattfand, wann, aus welchem Bereich (Fest oder Datenschutz) und ob etwas gefunden wurde — ohne den Inhalt.

Daneben besteht eine Schnittstelle, die aus einer Vereinsbeschreibung Sparten vorschlägt. Sie steht angemeldeten Zugängen offen, wird aber von keiner Seite dieses Werkzeugs mehr angeboten; diese Aufgabe erledigt heute das Erstgespräch (Abschnitt 7).

9. Weitergabe an Claude (Anthropic)

Für die in den Abschnitten 7, 7a und 8 beschriebenen Funktionen übermitteln wir die dort genannten Angaben an die Claude-API des Anbieters Anthropic PBC, San Francisco, USA. Dabei handelt es sich um eine Datenübermittlung in ein Drittland außerhalb der EU/des EWR. Grundlage ist der Datenverarbeitungsnachtrag (Data Processing Addendum), der Bestandteil der von uns akzeptierten kommerziellen Nutzungsbedingungen von Anthropic ist und die EU-Standardvertragsklauseln einbezieht. Übermittelte Inhalte werden gemäß Anthropics Richtlinien nicht zum Training von KI-Modellen verwendet und dort nach spätestens 30 Tagen gelöscht.

Was dabei nie mitgeht — und das ist keine Absichtserklärung, sondern die Bauweise: Ihr Briefkopf mit Anschrift und unterschreibender Person (Abschnitt 7a); Ihre Angaben zum Fest und zu Ihrer Datenschutzpraxis samt Haken und Notizen (Abschnitt 7b); die ausgefüllten Formulare, die reine Rechenarbeit sind; und die Sprachaufnahmen aus einer Rückmeldung (Abschnitt 11).

Die KI entscheidet nie über Förderfähigkeit oder über eine Pflicht. Sie liest Freitext und schlägt Felder vor, die Sie bestätigen, oder sie ordnet eine Frage einem geprüften Antwortbaustein zu, oder sie formuliert einen Text aus Angaben, die schon feststehen. Ob ein Fördertopf passt und welche Pflicht Sie trifft, rechnen Regeln aus unseren Dateien aus. Ein Fehler ist damit immer ein korrigierbarer Datenfehler und nie eine Erfindung des Modells.

10. Bewusst nicht erhoben

Wir erheben keine Bankverbindungen (IBAN/BIC), keine Mitgliederlisten und keine personenbezogenen Daten Ihrer Vereinsmitglieder. Der Vereins-Copilot bereitet Anträge und Übersichten vor; er reicht nichts bei einer Behörde oder einem Fördergeber ein.

Nach Personen fragen wir an zwei Stellen, und beide stehen im Antrags-Assistenten:

Beide Angaben liegen – wie alles andere seit August 2026 – auf unserem Server (Abschnitt 7) und gehen nicht an Anthropic (Abschnitt 7a). Das ist keine Absichtserklärung: Der Name der Maßnahmenleitung ist im Antrag-Vokabular als personenbezogen gekennzeichnet, und die Funktion, die den KI-Auftrag zusammenstellt, überspringt solche Felder. Ein Test hält beides zusammen.

11. Fehlermeldungen und Sprachnachrichten

Unter „Fehler melden“ – im Menü Ihres Bereichs und unten an jedem Fest- oder Datenschutz-Vorhaben – können Sie uns Hinweise schicken. Gespeichert werden Ihr Text, Ihre Angabe dazu, wo es Ihnen aufgefallen ist, Ihr Verein und – falls Sie eine anhängen – eine Sprachdatei. Weil wir sehen, von welchem Verein die Meldung kommt, können wir uns bei Bedarf melden; direkt erreichen Sie uns unter info@synaptiq-ai.de.

Für die Sprachnachricht haben Sie zwei Wege: Sie hängen eine fertige Datei an – etwa eine Sprachnotiz vom Handy – oder Sie nehmen direkt im Formular auf. Beim Aufnehmen fragt Ihr Browser Sie vorher um die Freigabe des Mikrofons; die Aufnahme entsteht auf Ihrem Gerät, läuft nur, solange Sie sie laufen lassen, und wird erst mit dem Absenden übertragen. Beide Wege enden am selben Ort: Die Datei bleibt auf unserem Server im EU-Rechenzentrum (Abschnitt 4), wird nicht automatisiert ausgewertet und nicht an Anthropic oder andere Dritte übermittelt. Sie hört sich ausschließlich der Betreiber an. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung und Fehlerbehebung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Sprachaufnahmen löschen wir spätestens 30 Tage nach Eingang automatisch. Der Text einer Meldung kann darüber hinaus als Notiz erhalten bleiben; er enthält nur, was Sie selbst hineingeschrieben haben. Möchten Sie eine Meldung vorher gelöscht haben, genügt eine kurze Nachricht.

12. Wenn wir zur Unterstützung in Ihre Angaben sehen

Wenn Sie uns um Hilfe bitten, können wir Ihren Bereich ansehen – sonst könnten wir nicht sagen, woran es liegt. Dabei gilt dreierlei, und alles drei erzwingt der Server, es ist kein Versprechen:

Der Zugang endet nach 30 Minuten von selbst. Das Protokoll bleibt auch dann bestehen, wenn Ihr Konto gelöscht wird – ein Nachweis, den wir selbst beseitigen könnten, wäre keiner. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung unserer Leistung Ihnen gegenüber).

13. Speicherdauer und Löschung

Ihr Vereinsprofil bleibt, solange Ihr Konto besteht (Abschnitt 7). Geprüfte Förderergebnisse löschen wir nach 90 Tagen, Sprachaufnahmen aus Fehlermeldungen nach 30 Tagen – beides automatisch. Ebenfalls nach 90 Tagen löschen wir die Notizen darüber, welche Frage in unserem Fragebogen fehlt (Abschnitt 7a). Technische Server-Protokolle werden ausschließlich zur Störungsanalyse und Missbrauchsabwehr verwendet und nicht dauerhaft aufbewahrt.

Anträge und ihre Dateien bleiben, solange das zugehörige Vorhaben offen ist – höchstens aber 24 Monate. Schließen Sie ein Vorhaben ab, löschen wir seine Anträge 30 Tage später. Diese Frist hängt bewusst am Vorhaben und nicht an einer festen Zahl: Förderstellen brauchen oft Monate bis zum Bescheid, und ein Verwendungsnachweis wird häufig erst im Folgejahr fällig. Sie können jeden Antrag jederzeit selbst löschen; dabei verschwinden auch die erzeugten Dateien.

Ihre Notizen aus der Kontaktstrecke (Abschnitt 7c) bleiben, solange Ihr Konto besteht – sie sind Ihre Arbeitsnotiz zu einem Fördertopf und nützen Ihnen genau dann, wenn Sie ihn Monate später wieder ansehen. Ein geleertes Feld löscht die Notiz sofort. Übernehmen wir eine Auskunft daraus in unseren Bestand, steht sie dort ohne Ihren Namen und ohne Ihren Verein; diese Übernahme ist eine eigene, redaktionelle Angabe und keine Kopie Ihrer Notiz.

Ihr Konto löschen wir auf Zuruf. Eine kurze Nachricht genügt; damit verschwinden Profil, Erstgespräch, Vorhaben samt Ihren Angaben zu Fest und Datenschutz, Ihre Haken und Notizen, geprüfte Ergebnisse, Anträge, Rückmeldungen, Ihre Notizen aus der Kontaktstrecke, das Protokoll der kostenlosen Schreibläufe und die Notizen zu fehlenden Fragebogen-Fragen auf einmal. Das ist keine Handarbeit, sondern eine Eigenschaft der Datenbank: Alles hängt an Ihrem Verein und fällt mit ihm. Spätestens wenn Sie die Nutzung beenden, löschen wir das Konto von uns aus.

Ihr Browser hat nichts von uns zu löschen (Abschnitt 6). Bis August 2026 stand hier eine Anleitung dafür; sie ist mit den Ablagen entfallen. Übrig bleibt das Sitzungscookie, und das verschwindet beim Abmelden, spätestens nach zwölf Stunden.

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu; für uns zuständig ist das Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Postfach 1349, 91504 Ansbach.

15. Kontakt für Datenschutzanfragen

Für Anfragen zum Datenschutz wenden Sie sich an info@synaptiq-ai.de.